新メール(Gmail)の移行の準備

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情報センター (佐塚)

Google Apps for Educationサービスの提供

情報センターでは、学生への電子メールを学内独自のメールサーバによる運用から、Goole社の「Google Apps for Education」サービス (以降GAE)を利用する形式に移行をします。本学は、Google社と契約を行い、正式にGAEの機能を利用できることになりました。GAEは、Googleが提供する機能を学内サービスとして管理・提供することができます。メールドメインも従来からの「kurume-it.ac.jp」が利用できます。利用者の登録・管理もすべて情報センターで一括して行うことができます。

GAEでは、メール以外にもワープロやスプレッドなどGoogleが一般にサービスしている機能そのまま本学のメールIDを使って利用することができますが、今回はメールの移行方法のみについて説明をします。基本設定を完了すれば、スマートフォンやタブレットコンピュータでも、サービスを利用可能です。基本設定完了後、以下の説明等を参考にして、各自で設定を行なってください。

新メールのメールアドレスについて

いままでのメールアドレスは、

some_user@cc.kurume-it.ac.jp (旧メールアドレス)

というように、久留米工大を表す「kurume-it.ac.jp」に情報センターを意味する「cc」というサブドメイン名を付加していました。今回から、この「cc」というサブドメイン名は廃止することなり、上記のアドレスは、

some_userXY@kurume-it.ac.jp (新メールアドレス)

ユーザ名の後ろのXYの部分は姓名それぞれのローマ字の頭文字2文字を付加することになりました。これは、迷惑メールの一斉送信を防ぐことと、学生番号を間違い入力による誤送信を防ぐのが目的です。例として、

工大太郎 Koudai Taro m141999@cc.kurume-it.ac.jp (旧メールアドレス)

工大太郎さんの頭文字はktなので、それをユーザ名の付加して、

m141999kt@kurume-it.ac.jp (新メールアドレス)

というアドレスになります。

今後はこのメールアドレスが、GAE利用のアカウント名になります。このアカウント名でGoogleにログインすれば、Googleが提供するアドレスと同様に、Googleのサービスを利用することができます(一部の機能はアクセス範囲の制限があります)。

初期設定の前に

はじめての利用では、パスワードの再設定等の作業が必要になります。教職員にはあらかじめ初期パスワードを旧メールアドレスに送信しています。このパスワードは仮パスワードですので、最初のログイン時に各自のパスワードを設定する必要があります。再設定したパスワードは情報センターには記録されません。パスワードを忘れた場合は、Googleが提供する手段で再設定をするか、情報センターに変更手続きの依頼をしてください。

使用するWEBブラウザはMicrosoft IE, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari, Operaなどなんでも使えますが、できるだけ最新版に更新しておくことをお勧めします。


利用方法の詳細についてはGoogle社ユーザラーニングセンターに各機能の説明があります。そちらをお読みください。


ユーザラーニングセンター http://learn-ja.googleapps.com/

ログイン

以下のURLを開いてください。

http://www.google.com/a/kurume-it.ac.jp

以下の図のようにユーザ名とパスワードの入力が求められます[図1]。


図1 ログイン画面

ユーザ名はメールのアドレスを入力してください。パスワードは、メールで配布された仮パスワードを入れます。パスワードは”・”で表示されエコーバックはされません[図2]


図2 ユーザID、パスワードの入力

パスワードを入力した、ログイン(青い部分)をクリックしてください。

図3 注意事項等の表示


Googleからの案内が表示されます。Googleの運用ポリシーに同意できることを確認した後、「同意します。...」の部分(青い部分)をクリックしてください[図3]


図4 パスワードの変更設定(最初にパスワードを設定しなくてはいけません)


次にパスワードの変更を求められます[図3]。適切なパスワード(他人にはわかりにくもの)を設定してください。このパスワードは情報センターでは全く知ることができません。問い合わせをされても設定を初期化することしかできませんので、設定したものはしっかり記憶しておいてください。


図5 ウェルカムメッセージ


「Google Appsへようこそ」の画面から「使用を開始」をクリックします。次のように機能を選択するトップ画面が表示されます[図5]


図6 サービスのエントリメニュー


ここから、さまざなアプリケーションを選択し、使用することができます。使い方はヘルプをクリックすることで、メニューが表示され、目的の機能の説明を見ることができます[図6]

まずは、一番上のGmailを選択してください。以下のようなメール操作画面が表示されます[図7]。次のこのGmailとその使い方について説明をします。

図7 Gmailの初期画面(最初に3のメールがGoogleから届いている)


Gmailとその設定について

 Googleが提供するGoogle Mail(Gmail)は、一般にWebメールと呼ばれておりWebブラウザだけでメールの読み書き・整理・保存ができます。専用のメールクライアントソフトは必要ありませんが、従来から使い慣れたメールソフトからも利用することができます。スマートフォンやタブレットでは専用のアプリが用意されておりますので、モバイル環境でも自由にメールの読み書きができます。

Gmailには細かく機能設定ができます。設定は右上の歯車のアイコンをクリックし、プルダウンメニューから「設定」を選びます[図8]

図8 メールの設定メニューの選択


以下のような設定項目が表示されます。設定画面はこの1画面だけではなく、上にさらに細かく「全般」「ラベル」「受信トレイ」「アカウント」「フィルタ」「メール転送とPOP/IMAP」「チャット」「Labs」「オフライン」のメニューが並びます[図9]


図9 設定画面(全般)

設定項目や設定方法はヘルプでその説明をみることができます。この中で最初の段階でッ亭をしておく必要がある機能は「フィルタ」「メール転送とPOP/IMAP」でしょう。


フィルタによる分類

フィルタはメールの分類機能です。一般的なメールソフトでは、送信元や件名などで判断して、自動でフォルダに分類する機能があります。Gmailでは、フォルダに分類するのではなく、個々のメールにラベルをつける機能があり、ラベルでメールを分類、選択して閲覧することができます[図10]


図10 フィルタ設定画面


フィルタ機能を用いることにより、ラベルをつける以外に、選択的にメールを転送したり、不要なメールを自動削除するといったこともできます。

新しくフィルタを作成する場合は「あたらしいフィルタの作成」を選びます。以下図11のようなウィンドウがポップアップしますので、抽出したメールのパターンを記述してください。


図11 フィルタの作成画面


この「検索条件でフィルタを作成」をクリックすると次に、抽出されたメールの操作を選択するウィンドウがポップアップします[図12]


図12 フィルタ時の振る舞いの設定


機能を選択してフィルタを作成します。情報センターからのメール(center@cc.kurume-it.ac.jp)に「情報センター」というラベルをつけるフィルタを作成した例です[図13]


図13 作成されたフィルタ


このように分類されたメールをさらにカテゴリに分類し、そのリストをタブで選択することができる機能もあります。特に指定をしなくても自動的にカテゴリに分類する機能があります。


転送設定

メールを別のアドレスに転送したい、使い慣れた別のメールクライアントソフトで読み書きしたい場合は設定の「メール転送とPOP/IMAP」を選択して設定をしてください[図14]


図14 メールの転送とPOP/IMAP設定画面


別アドレスへのメールの自動転送は自由にできますが、送信先で確実に受信できることを確認する作業があります。転送先を設定すると確認のためのコードが送信され、その数値の確認が求められます。

別のメールソフトを使う場合は、POPかIMAPどちらかの機能を選択してもらう必要があります。POPはすべてを単純なメール転送機能です。IMAPは、Gmail側の保存・分類機能をそのまま用いて、操作は別のメールソフトを使う方法です。IMAPを選択した場合、Gmailで設定したラベルがメールソフトからフォルダとして見えるようになっています。


旧メールの自動転送について

 「cc」サブドメインがついた旧アドレスのメールは自動的に新メールアドレスに転送するよう情報センターで設定をしています。旧サーバで転送設定をしていない場合は、旧サーバにもメールを格納して、さらに新アドレスにも転送をするよう設定されます。旧サーバで .forward ファイルを作成して、転送設定をしている場合は、その転送設定に従って転送したうえで、さらに新サーバにもメールを転送します。新サーバでメールの転送を行うよう設定した場合は、.forward ファイルを消すことはせず、.forward ファイルの中身空にしてください。.forward ファイルを削除するとエラーメールが送信されます。

旧メールサーバは来年3月末まで約1年間は現在のまま稼働予定です。旧アドレスが使えるのは3月31日までになりますので、1年間の間に変更をお願いします。


各機能利用のための直接リンク

メール以外の機能もメールアドレスを用いてログインすることで、Google社のメニューやリングにしたがって利用することができます。また、久留米工業大学独自のリンク(URL)も以下のように用意しています。

機能 リンク(URL)
電子メール    http://mail.kurume-it.ac.jp/
ドライブ (ワープロ、表計算等) http://drive.kurume-it.ac.jp/
 サイト   (ウェブページ) http://sites.kurume-it.ac.jp/
 グループ   (メーリングリスト) http://groups.kurume-it.ac.jp/
 カレンダー (予定表) http://calendar.kurume-it.ac.jp/


注意:メールのセキュリティについて

 メールは本来、①読み書き機能、②送受信・転送機能、③格納機能、この3つの独立した機能から成り立っています。Gmailでは、①をWebブラウザ、またはスマートフォンやタブレットのアプリ、②はGoogleを含めたインターネット全体、③はGoogleのデータセンターがその機能を実現してくれています。この中で③で自分の受け取ったメールをGoogleに置きたくないという方は、POP転送機能を使って、すべてを自分のパソコンに取り込むこともできます。Googleのコンピュータはあなたのメールを分析することはできますが個人情報がGoogleから流出する可能性はたいへん小さいと考えて構いません。メールの転送時は暗号化は特になされません。経路上の中継コンピュータでは、内容を見ることが可能です。メールのセキュリティレベルはその程度です。また、受信者がそのメールをどのように管理するかも送信者にはわかりません。自宅のパソコンに自動転送するようになっていて、そのパソコンは家族で共有されているかもしれません。Gmailにかぎらず、メールでは流出してはいけない個人情報は送るべきではありません。盗聴やなりすましを防ぐためには、特別に暗号化や電子署名機能を利用する必要があります。